Tentando organizar meu escritório e percorrendo meus arquivos pessoais físicos, mais conhecidos como “papéis”, me deparei com um material muito interessante e que me inspirou a escrever este texto. Na década de 90 ainda líamos muito jornal físico, e várias editoras lançavam campanhas, desenvolviam temas específicos com materiais adicionais impressos anexos (cadernos especiais, …) aos jornais, que formavam pequenas coleções com alguns volumes, e eram publicados semanalmente. Não me lembrando mais desse material, me surpreendi em encontrá-lo e em ótimo estado, e passei então a lê-los novamente, agora com muito mais maturidade, visão crítica e atento a detalhes que naquela época passariam despercebido, mas pela experiência adquirida nesses anos foram muito mais valorizados.

Buscando mais informações a respeito do tema e utilizando as ferramentas dos momentos atuais, apurei diversas versões da origem desta metodologia (5S) e gostaria de destacar duas delas. Uma que teria sido criada por donas de casa japonesas, cujo objetivo era a organização e administração do lar. Com a metodologia 5S essas mulheres envolviam toda a família nas atividades organizativas e na manutenção da ordem na casa. Essa cultura de manutenção do lar passou a ser implementada nas indústrias, como um programa básico para obter qualidade em uma organização.

A outra versão propõe que a ferramenta denominada “5S” ou “Housekeeping” surgiu por volta de 1950, logo após a 2ª guerra mundial, com a necessidade de combater a sujeira das fábricas e a desorganização estrutural sofrida pelo Japão. Quanto à veracidade dessas informações, deixo o desafio aos leitores pesquisarem mais profundamente. De qualquer maneira, podemos concluir que a metodologia 5S, ou “estilo japonês de administração”, passou a ser adotada por diversas empresas ao redor do mundo.

Desta forma, essa metodologia de gestão empresarial, originária do Japão após a segunda guerra mundial, motiva e conscientiza toda a empresa a ter e manter um ambiente de trabalho organizado, limpo, ágil, seguro e produtivo, com base em cinco princípios (ou etapas) japoneses que começam com a letra “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Inicialmente, muito associada a implantação do programa de qualidade total (que então seria a filosofia de trabalho criada na época e referência para as empresas mundiais). Com a evolução de vários conceitos de produtividade e qualidade, tornou-se um dos pilares para implantação de vários outros programas atuais e dissidentes do conceito de qualidade total.

Entendendo melhor cada etapa, podemos resumí-las da seguinte forma:

Seiri  – Senso de Utilização – tem como objetivo Separar o necessário do desnecessário, eliminando o que não é essencial para o trabalho ou a vida, eliminando da área de trabalho tudo que seja inútil.

Seiton – Senso de Ordenação – visa organizar o material que é usado, dando a cada item um lugar certo para fácil acesso, colocando cada qual no seu devido lugar, tornando o trabalho mais eficaz. 

Seiso – Senso de Limpeza – Orienta a Manutenção do ambiente de trabalho limpo, não apenas limpando os locais, mas também prevenindo o reaparecimento da sujeira, melhorando o nível de limpeza com inspeções no local de trabalho, evitando o acúmulo de poeira, papéis e outros resíduos.

Seiketsu – Senso de Asseio e Padronização – cria padrões e regras de limpeza, organização e higiene a serem seguidos para manter os três primeiros “S” de forma consistente para garantir que os níveis de organização e limpeza sejam mantidos a longo prazo.

Shitsuke – Senso de Autodisciplina – Busca incentivar todos os envolvidos a desenvolverem disciplina para manter e seguir os padrões estabelecidos, tornando a prática do 5S um hábito: autodisciplina é o comprometimento de todos em seguir as regras e os padrões criados, promovendo uma cultura de melhoria contínua. 

          A princípio, seriam conceitos lógicos, tarefas simples, aparentemente fáceis de serem absorvidos e praticados, mas que até hoje encontram inúmeras barreiras em um dia a dia de trabalho, sempre voltado para a busca de melhores resultados, quebras de metas e de paradigmas. Se não por estes ou por outros motivos, estes conceitos se tornaram base para desenvolvimento de várias outras ferramentas e programas empresariais que buscam a excelência em todas tarefas e etapas da cadeia produtiva.

Podemos destacar vários benefícios que a metodologia 5S pode propiciar:

1. Maior produtividade pela redução da perda de tempo procurando por objetos (documentos, ferramentas, …). Só ficam no ambiente os objetos necessários e a um alcance rápido;
2. Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais. A acumulação excessiva de materiais estimula a desorganização e aumenta o custo de produção;
3. Melhoria da qualidade de produtos e serviços
4. Redução de acidentes do trabalho;
5. Maior satisfação das pessoas com o trabalho;
6. Maior segurança de pessoas, máquinas e instalações; 

Desta forma, podemos destacar que os conceitos da metodologia 5S formam um importante pilar de vários programas que buscam a melhoria contínua. Dentre esses programas, podemos citar KAIZEN, SMED (Single Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance), SIX SIGMA, KAN BAN, Lean Manufacturin e JIT (Just in Time), dentre outros, para eliminar os desperdícios nos processos.

Representação da importância dos 5S como pilares da metodologia TPM.

Fonte: Engeteles

Sugestões para leitura:

1. «Metodologia 5S: aprenda como usar esta ferramenta de gestão». Qualyteam Gestão da Qualidade. 16 de março de 2021.
   1. «Curso 5S no Escritório». Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (Senat).
   1. IMAI, Masaaki (1992). Kaizen: A Estratégia para o Sucesso Competitivo, IMAM, ISBN 85-89824-33-0
   1. A certificação 5S, Como formar a cultura e atingir a excelência do 5S na empresa/ Haroldo Ribeiro- São Caetano do Sul: PDCA Editora, 2013 ISBN 978-85-63402-03-5
   1. PETERSON, JIM & SMITH, ROLAND (1998), O Guia de Bolso do 5S, Productivity Press, ISBN 0-527-76338-1

Afonso Celso Fernandes Reis
Engenheiro Metalurgista:
M. Sc. (Engenharia Mecânica)